Kamis, 03 Desember 2009

Rabu, 02 Desember 2009

TUGAS
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
PADA TPQ MASJID AL-FATH GRIYA KARTIKA


Nama Kelompok :
NOVIANA MASITA (08.41010.0253)
NOVIANI AISYAH (08.41010.0254)
SUROYYAH AGUSTINA (08.41010.0255)


BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi Informasi pada zaman sekarang semakin berkembang dengan cepat. Hal ini disebabkan karena sifat dan daya pikir manusia yang juga semakin berkembang, Dari hal itulah manusia menginginkan agar setiap kebutuhan informasi dapat dicapai secara cepat, tepat dan akurat maka dalam pembuatan tugas ini dibuatlah sebuah Rancang Bangun Sistem Informasi pada perpustakaan TPQ AL – FATH di Sidoarjo yang dapat menyimpan transaksi peminjaman, pengembalian, dan perhitungan denda apabila terjadi keterlambatan dalam pengembalian koleksi.
Dengan Sistem Informasi yang akan kami buat ini dapat memperbaiki sistem yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi sehingga dapat mempermudah petugas perpustakaan untuk penyimpanan data dan melakukan transaksi dengan santri TPA Al-Fath. Sistem Informasi ini bisa berfungsi sebagai sistem penyimpanan data untuk data para santri yang melakukan transaksi baik peminjaman, pengembalian dan perhitungan denda.

1.2 Perumusan Masalah
Perumusan masalah yang akan disajikan meliputi :
1. Bagaimana cara menyimpan data dan membuat database peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, dan perhitungan denda.
2. Bagaimana membuat laporan – laporan peminjaman, pengembalian, perhitungan denda serta transaksi yang dilakukan oleh santri.

1.3 Batasan – Batasan Masalah
Dalam pembuatan sistem informasi ini agar tidak menyimpang dari tujuan yang hendak dicapai, maka pembahasan masalah dibatasi pada hal – hal berikut :
1. Peminjaman
2. Pengembalian
3. Perhitungan Denda
Serta proses pembuatan laporan yang meliputi :
1. Laporan jumlah denda
2. Laporan transaksi peminjaman
3. Laporan transaksi pengembalian
Kelompok kami hanya membatasi untuk kegiatan-kegiatan diatas saja dan kami tidak membahas tentang :
1. Masalah keamanan sistemnya
2. Maintenance hari libur

1.4 Tujuan
Tujuan dari sistem informasi perpustakaan yaitu:
1. Merancang dan membuat Sistem Informasi yang dapat mengelola proses transaksi peminjaman, transaksi pengembalian dan perhitungan denda apabila terjadi keterlambatan dalam pengembalian koleksi pada perpustakaan sehingga mempermudah pekerjaan petugas perpustakaan dan meningkatkan pelayanan.
2. Merancang dan membuat laporan – laporan data transaksi peminjaman dan transaksi pengembalian serta data jumlah denda.


BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Definisi Sistem Informasi :
2.1.1. Definisi Sistem :
Sumber diambil dari : http://www.google.co.id/url?sa=t&source=web&ct=res&cd=6&url=http%3A%2F%2Fsantiw.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F7691%2FPengantar_Sistem_Informasi.doc&ei=qNOxSoOjF9SJkQWDqbjcCw&rct=j&q=%22pengertian+sistem%22&usg=AFQjCNGsRxFsDuv3k1p67E2zTfNjaZy0oQ
Definisi sistem kumpulan dari elemen – elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Jerry FithGerald, Sistem adalah suatu jaringan-jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Karakteristik Sistem / Elemen Sistem :
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yangsaling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Batas Sistem (Boundary) :
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. Lingkungan luar sistem adalahapapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Penghubung sistem (Interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Masukan sistem merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk di dapatkan keluaran. Program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya. Data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
Pelaku sistem terdiri dari 7 kelompok :
1. Pemakai :
Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.
2. Manajemen :
Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok manajemen biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu dan uang.
3. Pemeriksa :
Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.
4. Penganalisa sistem :
Fungsi-fungsinya antara lain sebagai :
- Arkeolog : yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.
- Inovator : yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain.
- Mediator : yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.
- Pimpinan proyek : Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.
5. Pendesain sistem :
Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.
6. Programmer :
Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.
7. Personel Pengoperasian :
Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin tidak diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan klasifikasi khusus untuk menjalankan sistem.

2.1.2. Definisi Informasi
Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi = input - proses – output .
Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya.
Kualitas informasi :
Tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.
2. Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
3. Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Metode pengumpulan data / Informasi :
1. Pengamatan langsung
2. Wawancara
3. Perkiraan koserponden
4. Daftar pertanyaan
Jadi definisi atau pengertian sistem informasi secara umum merupakan kegiatan atau aktifitas yang melibatkan serangkaian proses, berisi informasi-informasi yang digunakan untuk mencapai tujuan. Pengertian Sistem Informasi menurut Robert dalam Jogiyanto (2000) adalah informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
2.2 Context Diagram :
Membuat Contex Diagram:
• Merupakan level tertinggi, hanya memuat 1 proses, dan menunjukan sistem secara keseluruhan.
• Semua entitas harus nampak.
• Aliran data yang dipilih adalah aliran data utama.
• Usahakan nampak sederhana.
Langkah menyusun kontek diagram :
• Gambarkan proses utama, beri nama “Sistem …….”.
• Beri nomor Proses dengan angka 0.
• Gambarkan semua entitas yang diperlukan.
• Gambarkan aliran data masuk dan keluar, dengan cara menanyakan data apa yang masuk dan meninggalkan sistem yang berasal dari entitas yang ditentukan.

2.3 Data Flow Diagram :
Data Flow Diagram menggambarkan suatu system dan merepresentasikan proses data dalam organisasi. Fungsi DFD adalah : menampilkan dokumentasi sistem yang solid. Diagaram aliran data adalah diagram yang menggambarkan proses, dan aliran data dalam sistem bisnis yang ditampilkan dengan menggunakan 4 symbol, yaitu:
1. Simbol Entitas.
2. Simbol Proses.
3. Simbol Aliran Data.
4. Simbol Penyimpanan Data.






Proses :
• Menunjukan adanya proses transformasi atau perubahan data.
• Aliran data yang masuk ¹ aliran data yang keluar.
• Penamaan: jelas dan mencerminkan prosesnya.
• Proses dibagi menjadi beberapa level.
• Level tertinggi disebut dengan kontek diagram.
Aliran Data :
• Menunjukan adanya aliran data dari satu titik ke titik lainnya.
• Arah panah mengarah kepada tujuan data.
• Harus diberi nama yang sesuai, dengan menggunakan kata benda.
• Aliran data yang muncul secara simultan, dapat digambarkan dengan menggunakan tanda panah yang paralel.
Entitas :
• Entitas eksternal adalah sesuatu yang dapat menerima data dan mengirimkannya ke dalam sistem.
• Yang dimaksud eksternal, adalah eksternal terhadap sistem.
• Yang termasuk entitas eksternal adalah: (a) bagian lain, (b) sebuah perusahaan, (c) orang, (d) mesin.
• Entitas harus diberi nama yang sesuai, dengan menggunakan kata benda.
Data Store :
• Menggambarkan jenis penyimpanan data secara logika yang permanen.
• Diberi nama yang unik, dan sesuai, menggunakan kata benda.

Kelebihan Penggunaan DFD :
a. Kebebasan konseptual: terbebas dari aspek physik implementasi.
b. Pemahaman sistem yang mendalam:
– Mengetahui batas antara sistem dengan lingkungan luarnya.
– Mengetahui elemen penyusunan sistem, khususnya subsistem fungsional.
c. Dapat menjadi alat komunikasi dengan pengguna.
– Merupakan representasi tidak lengkap dari analis kepada pengguna.
– Memungkinkan melakukan perubahan-2 sehingga sistem menjadi lebih akurat dari sudut pandang pengguna.
d. Dapat digunakan untuk menganalisis kelengkapan sistem.
– Kelengkapan komponen yang digunakan dalam diagram.
– Kelengkapan proses.
– Kelengkapan keluaran.

2.4 System Flowchart :
System Flowchart merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisikal. Di dalam menggambarkan arus data, dokumen tanpa proses yang dilakukan terhadap data dan dokumen dalam sistem, serta dengan cara menggunakan simbol-simbol standart yang biasa dipakai.

2.5 ERD ( Entity Relationship Diagram )
2.6.1 Entity Relatioship
Basis Data merupakan Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di simpanan komponen yang digunakan perangkat lunak tertentu dalam sistem, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya.
ERD merupakan sebuah permodelan yang menggambarkan hubungan antara satu entity dengan entity (pihak yang menerima output atau memberikan input pada suatu proses atau sistem) lainnya dimana masing – masing entity memiliki suatu keterangan (atribut). Terdapat dua macam ERD yaitu :
1. Conceptual Data Model (CDM)
Menggambarkan hubungan antar entitas dimana pada tahap ini, tidak boleh ada atribut yang memiliki arti sama.

2. Physical Data Model (PDM)
Hasil generate dari ER-CDM. Dalam entity di PDM akan tampak atribute dan type data dari atribute tersebut. Selain itu, pada PDM juga terdapat beberapa atribut yang sama akibat adanya foreign key disuatu entitas yang berasal dari primary key tabel lain. Primary key adalah atribut yang membedakan antara satu record dengan record lain.
beberapa simbol yang diakai dalam ERD, antara lain:
1. Relationship
2. Dependency Relationship

ERD digunakan untuk sistem pemrosesan database secara conseptual data model (CDM). ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkna struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Adapun komponen- komponen dari ERD adalah sebagai berikut:
a. Entitas
Adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan obyek atau fakta yang ada di dalam sistem. Objek ini harus dapat berdiri sendiri, tanpa berkaitan dengan entitas lain.
b. Atribut
Berfungsi untuk menjalankan karakteristik dari entitas.
c. Hubungan atau Relasi
Menunjukkan hubungan antar entitas dengan entitas lain.
Entitas eksternal adalah sesuatu yang dapat menerima data dan mengirimkannya ke dalam sistem.
• Yang dimaksud eksternal, adalah eksternal terhadap sistem.
• Yang termasuk entitas eksternal adalah:
(a) bagian lain
(b) sebuah perusahaan
(c) orang
(d) mesin.
• Entitas harus diberi nama yang sesuai, dengan menggunakan kata benda.

2.6.2 Normalisasi
Proses Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya.Tahap-tahap normalisasi adalah sebagai berikut :
1. Bentuk tidak Normal ( Unnormalized Form )
Merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi.Data yang dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
2. Bentuk Normal Kesatu ( 1 NF / First Normal Form )
Data dibentuk dalam flat file ( datar / rata ),tidak ada set atribut yang berulang, tiap field hanya satu pengertian bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua.
3. Bentuk Normal Kedua ( 2 NF / Second Normal Form )
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu.Atribut bukan kunci harus bergantung secara fungsi pada kunci utama ( primary key )
4. Bentuk Normal Ketiga ( 3 NF / Third Normal Form )
Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada suatu primary key secara menyeluruh.
2.6 Kelemahan Dari Sistem
Dari sistem yang telah ada menurut kelompok kami masih memiliki beberapa kekurangan, yaitu :
Sistem Informasi pada TPA Al-Fath masih sangat kurang karena masih menggunakan sistem manual sehingga data yang disimpan tidak terkomputerisasi dengan baik dan tidak dapat menghasilkan informasi dengan cepat, akurat dan efisien. Dengan sistem yang terus menerus seperti ini akan lebih mempersulit pengurus/pegawai dalam melayani santri dan melakukan transaksi peminjaman ataupun pengembalian koleksi. Dan menurut kami dengan sistem manual lebih merepotkan bila dilihat dari :
1. Segi Teknis
Lebih merepotkan karena dibutuhkan beberapa buku besar untuk mencatat segala kebutuhan yang diperlukan dalam sirkulasi & proses transaksi pada perpustakaan. Seperti menyimpan file daftar koleksi, daftar santri, dll.
2. Segi Biaya
Sebelum adanya sistem terkomputerisasi pada perpustakaan tersebut, maka petugas perpustakaan pada tiap periodenya harus membeli buku besar untuk melakukan rekap dan update data pada tiap periodenya dan itu dirasa kurang menguntungkan dari segi ekonomis-nya.
3. Segi Operasional
Karena masalah dari segi biaya diatas juga dapat berpengaruh terhadap segi operasional-nya karena petugas perpustakaan harus menulis ulang semua rekap data dan kegiatan transaksi yang telah dilakukan pada periode tersebut secara manual serta menyiapkan dokumen / buku besar baru untuk periode selanjutnya secara manual juga. Dan dalam melayani santri yang akan melakukan transaksi juga harus dilayani secara manual.
2.7 Kelebihan Dari Solusi yang Diberikan
Maka dari masalah yang ada sekarang, kami mencoba untuk memberikan solusi untuk mempermudah aktifitas transaksi pada perpustakaan TPA Al-Fath Sidoarjo dengan melihat kelebihan yang kami tawarkan dilihat dari :
1. Segi Teknis :
Dalam sistem informasi yang akan kami tawarkan ini merupakan hasil analisis pada perpustakaan TPA Al-Fath yang telah kami lakukan. Kami akan membuatkan suatu database untuk menyimpan data koleksi, data santri untuk melakukan transaksi peminjaman, pengembalian, maupun perhitungan denda. Sehingga dapat mempermudah proses transaksi tersebut dan dapat menghasilkan sebuah informasi secara cepat, akurat, dan efisien. Dan dengan sistem informasi seperti ini dapat lebih menghemat waktu dan tenaga.
2. Segi Biaya :
Dilihat dari segi biaya-nya, sistem informasi yang akan kami buat ini memiliki kelebihan yaitu dapat lebih menghemat pengeluaran biaya perawatan & pemeliharaan perpustakaan karena cukup mengeluarkan modal awal dalam permbuatan sistem informasi itu saja & untuk selanjutnya pegawai tidak perlu melakukan update data dengan tiap periodenya menggunakan buku manual karena dengan menggunakan buku/catatan manual kami rasa kurang efektif dan tidak simple.
3. Operasional :
Dilihat dari segi operasional, sistem informasi ini lebih menguntungkan semua pihak yang berperan di dalamnya. Karena dengan menggunakan sistem informasi terkomputerisasi ini, segala transaksi yang akan dilakukan dapat berjalan terstruktur sesuai dengan alur yang telah direncanakan dan dapat meringankan perkerjaan petugas perpustakaan tentunya. Dan dengan menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi dapat meminimalisasi kesalahan / ketidakvalidan data transaksi.




BAB III
MENJELASKAN TENTANG GAMBAR

3.1 Context Diagram :
Pada contect diagram sistem informasi perpustakaan TPA ini akan melakukan transaksi peminjaman, pengembalian koleksi dan perhitungan denda apabila santri telat mengembalikan koleksi yang dipinjam. Pada sistem informasi ini mempunyai 2 entity yaitu santri dan kepala TPA.
Transaksi yang terjadi yaitu pertama santri diberi formulir pendaftaran,kemudian santri mengembalikan formulir pendaftaran yang sudah diisi agar bisa dapat kartu anggota baru. Setelah itu mereka baru bisa melakukan transaksi baik peminjaman dan pengembalian koleksi.



Gambar 1 Context Diagram

3.2 DFD Level 0 :
Pada DFD Level 0 dibawah ada 4 proses yaitu :
1. Mendaftar
2. Peminjaman koleksi
3. Pengembalian koleksi
4. Perhitungan denda




Gambar 2 DFD Level 0

3.3 DFD Level 1 :
Pada DFD Level 1 dibawah hanya terdapat 2 proses yaitu :
1. Pengajuan Peminjaman
2. Proses Pencatatan Transaksi
Kedua proses tersebut merupakan hasil Decompose dari proses Peminjaman Koleksi pada DFD Level 0 diatas.




Gambar 3 DFD Level 1



3.4 System Flow :
Berikut ini akan digambarkan aliran sistem flow dari Sistem Informasi yang akan dibuat pada perpustakaan TPA AL-FATH Sedati Sidoarjo.
3.4.1 System Flow Pendaftaran Anggota
Dalam Sistem Flow ini akan dijelaskan bagaimana alur anggota yang akan melakukan pendaftaran pada perpustakaan TPA AL-FATH Sedati Sidoarjo. Anggota yang dimaksud adalah santri.
Proses Pendaftaran anggota dimulai dari petugas yang menyediakan form yang akan diisi oleh anggota yaitu santri. Selanjutnya petugas akan merekap data santri, setelah itu diinputkan ke dalam database, dan disimpan didalam database.
Lalu petugas juga membuat Kartu anggota. Dan kartu anggota tersebut diberikan kepada santri, yang akan dipakai untuk meminjam Koleksi yang ada di perpustakaan tersebut.




Gambar 4 Sistem Flow Pendaftaran Anggota
3.4.2 Sistem Flow Peminjaman Koleksi
Dalam Sistem Flow ini akan dijelaskan bagaimana alur anggota melakukan prose peminjaman koleksi pada perpustakaan TPA AL-FATH Sedati Sidoarjo.
Proses peminjaman koleksi dimulai dari anggota yang telah mengikuti prosedur peminjaman koleksi di perpustakaan tersebut. Setelah itu anggota mengisi data buku, memberikan kartu anggota kepada petugas perpus, kartu anggota tersebut di cek sama petugas perpus. Apabila kartu tersebut masih berlaku maka anggota dapat meminjam koleksi.




Gambar 5 Sistem Flow Peminjaman Koleksi
3.4.3 System Flow Pengembalian Koleksi
Dalam System Flow ini akan dijelaskan bagaimana alur anggota melakukan proses pengembalian koleksi pada TPA AL-FATH Sedati Sidoarjo.
Proses dimulai dari anggota yang mengembalikan koleksi yang akan dikembalikan ke petugas perpustakaan. Selanjutnya, petugas akan mengecek transaksi pengembalian untuk meng-update status koleksi, status anggota.. Lalu Petugas Melakukan, menentukan dan menagih denda apabila anggota mengalami keterlambatan waktu dalam mengembalikan koleksi.




Gambar 6 Sistem Flow Pengembalian Koleksi


3.5 Diagram Berjenjang




Gambar 7 Diagram Berjenjang TPA AL - FATH


3.6 Entity Relationship Diagram
3.5.1 CDM PERPUSTAKAAN TPA AL-FATH




Gambar 8 CDM Perpustakaan TPA AL - FATH
3.5.2 PDM PERPUSTAKAAN TPA AL-FATH




Gambar 9 PDM Perpustakaan TPA AL - FATH